陜西省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)施辦法的通知
陜政辦發(fā)〔2024〕10號
各設區市人民政府，省人民政府各工作部門(mén)、各直屬機構：
《陜西省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)施辦法》已經(jīng)省政府同意，現印發(fā)給你們，請認真貫徹執行。
陜西省人民政府辦公廳
2024年4月11日
陜西省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)施辦法
第一章 總 則
第一條 為推進(jìn)和規范陜西省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，依據《中華人民共和國檔案法》《國務(wù)院關(guān)于在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)的若干規定》《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規，結合本省實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于各級政務(wù)服務(wù)機構開(kāi)展的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱(chēng)的政務(wù)服務(wù)，是指全省各級政務(wù)服務(wù)機構在辦理依申請辦理的行政權力事項和公共服務(wù)事項過(guò)程中提供的服務(wù)。各級政務(wù)服務(wù)機構是指行政機關(guān)和其他負有政務(wù)服務(wù)職責的機構。政務(wù)服務(wù)辦理系統，是指政務(wù)服務(wù)機構辦理政務(wù)服務(wù)事項時(shí)使用的統籌建設或自行建設的信息系統。
本辦法所稱(chēng)政務(wù)服務(wù)電子文件，是指政務(wù)服務(wù)機構在履行職責過(guò)程中通過(guò)政務(wù)服務(wù)辦理系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的信息記錄，由內容、結構、背景等組成。
本辦法所稱(chēng)政務(wù)服務(wù)電子檔案，是指具有憑證、查考價(jià)值，對國家以及社會(huì )具有保存價(jià)值，并歸檔保存的政務(wù)服務(wù)電子文件。
第四條 省檔案局、省政府辦公廳負責統籌、協(xié)調全省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。省檔案局具體負責規范、指導和監督全省政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
各級政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)負責協(xié)調有關(guān)部門(mén)為政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供支持，推進(jìn)本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
各級檔案主管部門(mén)負責監督和指導本行政區域內政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，會(huì )同有關(guān)部門(mén)制定相關(guān)制度和標準規范，審查本級政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限。
各級政務(wù)服務(wù)機構是政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的責任主體，負責各自職責范圍內的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，制定政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，做好政務(wù)服務(wù)電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案保管、利用等工作；完善自行建設的政務(wù)服務(wù)辦理系統電子文件歸檔功能，推進(jìn)電子檔案管理系統建設，或者使用檔案部門(mén)統一開(kāi)發(fā)的集中式數字檔案室系統，對本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行集中統一管理；按規定向同級綜合檔案館移交本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案。
各級綜合檔案館應當明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進(jìn)館要求，建設滿(mǎn)足電子檔案長(cháng)期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統，開(kāi)展電子檔案接收工作，保障電子檔案規范接收、保存和共享利用。
第五條 在陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺上辦結歸檔的電子文件是政務(wù)服務(wù)機構依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分，其管理應當遵循以下原則：
（一）統一規劃。將政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺建設總體規劃，實(shí)行統一規劃、統一標準、統一流程。
（二）全程管理。根據電子檔案的特點(diǎn)和管理要求，建立嚴密、完整的管控體系，對政務(wù)服務(wù)中應歸檔電子文件的收集與采集、歸檔與管理、保存與利用、移交與接收等，實(shí)行全程管理。
（三）高效利用。充分發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢，實(shí)現政務(wù)服務(wù)電子檔案分層次、分類(lèi)別、按需求、按權限共享利用。
（四）安全可控。采取有效技術(shù)手段和管理措施確保政務(wù)服務(wù)電子檔案安全。
（五）各盡其責。各級政務(wù)服務(wù)機構應當制定政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理制度，明確職責分工，將電子文件歸檔和電子檔案管理責任納入相關(guān)崗位職責。
第六條 政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔以及電子檔案保管、利用、移交等全過(guò)程管理應當符合國家相關(guān)法律法規、標準規范要求，確保政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全。
第七條 各級檔案主管部門(mén)會(huì )同政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)，依據有關(guān)法律、行政法規對政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行監督檢查，對發(fā)現的問(wèn)題及時(shí)督促整改落實(shí)。對違反檔案管理規定的，依法依規進(jìn)行處理。
第八條 涉及國家秘密的政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。
第二章 電子文件生成規范
第九條 各級政務(wù)服務(wù)管理部門(mén)應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）、《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規范》（GB/T 42727-2023）等規定，設計和完善各級政務(wù)服務(wù)電子文件的形成、辦理、歸檔、數據交換等基本功能模塊，并實(shí)現安全、可靠、有效運行，為政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔、電子檔案集中統一管理提供技術(shù)支持。
各級政務(wù)服務(wù)機構自行建設的、與陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺以數據交換方式連接的政務(wù)服務(wù)系統，其功能需求、辦理流程、數據標準等應當與陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺相銜接，并依規匯交電子文件。
第十條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當按照審核公布的權責清單、公共服務(wù)事項目錄和運行流程等要求，對本單位在陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺上辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規定，完整收集本單位在政務(wù)服務(wù)過(guò)程中形成、辦理、傳輸和存儲的文本、圖像、音頻、視頻等數字格式的應歸檔電子文件。
企業(yè)和群眾向政務(wù)服務(wù)機構提供的紙質(zhì)材料，由政務(wù)服務(wù)工作人員核驗后線(xiàn)下錄入或掃描上傳，進(jìn)行線(xiàn)上處理。
第十一條 各級政務(wù)服務(wù)機構收集的應歸檔電子文件及其元數據格式，應當符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規范》《陜西省電子檔案移交與接收辦法》等規定，并且通用、開(kāi)放、不綁定軟硬件，加密的政務(wù)服務(wù)電子文件應當解除加密技術(shù)手段后歸檔。
根據信息化發(fā)展需要，應當動(dòng)態(tài)調整相應的電子文件存儲格式和技術(shù)支撐形式，確保能夠長(cháng)期有效讀取，并在脫離陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺歸檔后，可以正確讀取和使用。
第三章 電子文件歸檔和管理
第十二條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當依據《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》《機關(guān)檔案管理規定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等規章以及本部門(mén)權責清單、公共服務(wù)事項目錄等制定本單位政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔范圍。政務(wù)服務(wù)辦理全過(guò)程中形成和調用的證據性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔范圍。
第十三條 政務(wù)服務(wù)電子文件應當來(lái)源可靠、程序規范、要素合規，可以以電子形式歸檔。除法律、行政法規另有規定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第十四條 政務(wù)服務(wù)電子文件一般以事項辦件為基本單位進(jìn)行歸檔整理，辦理過(guò)程中以數據共享形式調閱的電子證照及其元數據應當一并歸檔。涉及聯(lián)合辦理的，相關(guān)政務(wù)服務(wù)機構應當按照“誰(shuí)主辦、誰(shuí)歸檔”的原則做好歸檔工作。
第十五條 政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔一般采用在線(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔方式，不具備在線(xiàn)歸檔條件的，可以采用離線(xiàn)歸檔方式，歸檔時(shí)間最遲不能超過(guò)電子文件形成后的次年6月底。
第十六條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當確定本單位政務(wù)服務(wù)電子檔案保管期限，保管期限分為永久和定期，定期不應低于行政管理、訴訟、審計等活動(dòng)所需的追溯年限。
第十七條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)辦理系統與電子檔案管理系統相銜接，支撐政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案全流程管理。已自行建設系統的，應當與電子檔案管理系統互聯(lián)互通。
第四章 電子檔案保管與利用
第十八條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當建立政務(wù)服務(wù)電子檔案安全管理規章制度，按照國家網(wǎng)絡(luò )安全等級保護標準建立安全防護體系，配備必要的信息安全設施設備，保證電子檔案數據資源安全可控。
第十九條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當做好本單位電子檔案安全管理工作，定期開(kāi)展電子檔案備份，做好電子檔案登記、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、到期銷(xiāo)毀等工作。
第二十條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當在符合國家法律法規要求的前提下，積極推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案高效共享和開(kāi)發(fā)利用，按照檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權保護、網(wǎng)絡(luò )安全等法律法規和《中華人民共和國政府信息公開(kāi)條例》規定，履行信息公開(kāi)的主體責任，實(shí)現電子檔案便捷化共享利用。
第五章 電子檔案移交與接收
第二十一條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當按照有關(guān)規定，將陜西一體化政務(wù)服務(wù)平臺及自行建設系統產(chǎn)生的保管期限為永久、30年的政務(wù)服務(wù)電子檔案，在其形成之日起5年內向同級綜合檔案館移交。具備條件的，可以提前移交進(jìn)館。
第二十二條 各級政務(wù)服務(wù)機構應當對待移交的電子檔案進(jìn)行提取和整理，并進(jìn)行技術(shù)處理和檢測，在正式移交前完成移交審核、出具開(kāi)放利用意見(jiàn)、移交辦理等工作。
第二十三條 政務(wù)服務(wù)電子檔案移交綜合檔案館一般采用在線(xiàn)移交方式，不具備條件的可以采用離線(xiàn)移交方式。
第二十四條 各級綜合檔案館應當做好政務(wù)服務(wù)電子檔案接收、登記、檢測等工作，履行交接手續。
第六章 附 則
第二十五條 本辦法由省檔案局、省政府辦公廳負責解釋。
第二十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
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